Công chứng giao dịch bảo đảm và đăng ký giao dịch bảo đảm là hai loại việc, hai loại hoạt động khác nhau, thực hiện những chức năng, nhiệm vụ khác nhau, nhưng lại có mối quan hệ chặt chẽ, mật thiết với nhau. Tuy nhiên, cũng có ý kiến cho rằng đã công chứng giao dịch bảo đảm thì không cần đăng ký giao dịch bảo đảm hoặc đã đăng ký giao dịch bảo đảm thì không cần công chứng giao dịch bảo đảm hoặc một cơ quan làm cả hai loại việc này hoặc công chứng như một thủ tục hành chính đơn thuần. Vậy, thực chất của hai hoạt động này là như thế nào?

Trong nền kinh tế thị trường thì bất động sản đóng vai trò quan trọng, bởi vì bất động sản là một loại tài sản đặc biệt, hàng hoá đặc biệt, có giá trị lớn, do đó cần có sự bảo vệ đặc biệt. Cho nên, bất động sản cũng như giao dịch về bất động sản cần có cơ chế kiểm soát của Nhà nước bằng các thiết chế phù hợp. Để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với bất động sản, Nghị quyết Hội nghị lần thứ sáu Ban chấp hành Trung ương khoá X về tiếp tục hoàn thiện thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đã có chủ trương: “phát triển đồng bộ các dịch vụ tư vấn pháp luật, công chứng, thẩm định, đấu giá, đăng ký giao dịch..... tạo môi trường thuận lợi, an toàn cho các giao dịch trên thị trường đất đai, bất động sản”.

Công chứng giao dịch bảo đảm là một trong những loại việc công chứng hợp đồng, giao dịch bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng như công chứng hợp đồng thế chấp đất, nhà hoặc pháp luật không quy định phải công chứng nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng như hợp đồng tín dụng, hợp đồng vay tiền, hợp đồng cầm cố tài sản..... Công chứng giao dịch bảo đảm đem đến sự an toàn pháp lý, phòng ngừa tranh chấp, khiếu kiện, “không phải xét xử”, gây tốn kém, lãng phí và như thế đã đóng góp vào sự phát triển kinh tế thông qua việc tạo ra một môi trường lành mạnh, ổn định trong quan hệ.

Công chứng giao dịch bảo đảm được thực hiện bởi một nhà chuyên môn của nghề luật có chức danh là công chứng viên. Công chứng viên hành nghề công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng). Người muốn hành nghề công chứng bên cạnh điều kiện về phẩm chất đạo đức tốt thì còn phải có trình độ từ cử nhân luật trở lên, đào tạo nghề công chứng, tập sự hành nghề công chứng, có thâm niên nhất định về công tác pháp luật và được Nhà nước bổ nhiệm. Có thể nói công chứng viên là chuyên gia về luật có kỹ năng công chứng, được Nhà nước giao cho nhiệm vụ công chứng hợp đồng, giao dịch, “gác cổng” về pháp lý đối với các giao dịch về bất động sản, công chứng viên còn được coi là “thẩm phán phòng ngừa”. Như vậy, công chứng viên là một nghề rất chuyên môn, chuyên sâu và chuyên nghiệp nhưng cũng rất phải chuyên tâm và chuyên cần.  

         Để công chứng một giao dịch, công chứng viên phải tuân theo một cách chặt chẽ theo quy định của Luật công chứng, các quy định khác của pháp luật có liên quan và tiến hành một loạt các công việc.

          Trước tiên, công chứng viên phải tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng.

          Qua tiếp nhận hồ sơ, công chứng viên phải xem xét người tham gia hợp đồng có đúng, có tự nguyện hay không? có đủ năng lực hành vi hay không? Tài sản đem giao dịch có thuộc quyền của người tham gia hợp đồng hay không? nội dung, ý định giao kết hợp đồng hoặc các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng có vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội hay không? Tóm lại, công chứng viên phải xem xét một cách khách quan, toàn diện, cẩn trọng các tình tiết, sự kiện trong giao dịch, điều kiện có hiệu lực của giao dịch theo quy định của pháp luật, xem xét tính hợp pháp, tính xác thực của giao dịch.

         Công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch.

          Công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Trong trường hợp các bên giao kết hợp đồng, xác lập giao dịch tự soạn thảo nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa, nếu họ không sửa chữa thì có quyền từ chối công chứng.

           Do quy trình công chứng như vậy nên văn bản công chứng có giá trị pháp lý rất cao là: có hiệu lực thi hành và có giá trị chứng cứ. Văn bản công chứng chính là công cụ của nền kinh tế thị trường, của Nhà nước pháp quyền. Công chứng là thiết chế không thể thiếu được của nền kinh tế, Nhà nước đó.

Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Toà án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thoả thuận khác. Vậy, hiệu lực thi hành của văn bản công chứng được hiểu như thế nào? Các bên thoả thuận rõ ràng về cách thức thực hiện nghĩa vụ trong văn bản công chứng, nếu nghĩa vụ đó mà không được thực hiện thì sẽ được giải quyết như thế nào? trong trường hợp bên có nghĩa vụ mà không thực hiện nghĩa vụ đó thì không phải kiện ra toà án mà có quyền cao hơn là quyền yêu cầu được thi hành cưỡng chế, vì nếu bên kia “có kiện ra toà án thì toà án cũng quyết định như vậy, do đó nếu để toà án giải quyết thì sẽ mất thời gian, tốn công sức của các bên đương sự”.

 Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Toà án tuyên bố là vô hiệu. Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ, điều này có nghĩa là những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng thì không cần phải chứng minh trong các thủ tục như: thủ tục hành chính, thủ tục tố tụng..... , cũng giống như: bản án, quyết định của Toà án đã có hiệu lực pháp luật hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã có hiệu lực pháp luật; văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Nếu ai đó phản bác tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng thì người đó phải chứng minh và Toà án sẽ tuyên bố vô hiệu một phần hoặc toàn bộ văn bản công chứng. Khi có căn cứ cho rằng việc công chứng có vi phạm pháp luật thì công chứng viên, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người có quyền, lợi ích liên quan, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền đề nghị Toà án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu.

Về việc thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm, có thể có ý kiến khác nhau, song hợp lý nhất là do cơ quan đăng ký bất động sản thực hiện. Cơ quan đăng ký bất động sản là cơ quan có quan hệ rất chặt chẽ, mật thiết với tổ chức hành nghề công chứng.

     Có thể nói, cơ quan đăng ký bất động sản có 3 nhiệm vụ:

     - Cập nhật các thông tin về bất động sản do các công chứng viên cung cấp (thể hiện trong hợp đồng đã được công chứng) để đăng ký ở cơ quan đăng ký bất động sản;

          - Theo dõi tình trạng pháp lý của bất động sản, mọi thế chấp đều phải được đăng ký ở đây;

     - Cung cấp các thông tin về bất động sản trong phạm vi địa hạt.

   Bất động sản được quản lý theo địa hạt do cơ quan đăng ký bất động sản có thẩm quyền. Trong những trường hợp nhất định tổ chức hành nghề công chứng gửi Phiếu xác minh đến cơ quan đăng ký bất động sản nơi có bất động sản, nếu cơ quan đăng ký bất động sản cung cấp thông tin không đúng thì phải bồi thường.

   Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng, hai loại cơ quan nêu trên đều rất chuyên môn, chuyên sâu và chuyên nghiệp; đều có chức năng, nhiệm vụ riêng biệt. Loại cơ quan này hoạt động tốt sẽ dẫn hoạt động của cơ quan kia tốt theo.