A. GIẤY CÁC BÊN CẦN CUNG CẤP:
*Trong trường hợp bên cho thuê là hai vợ chồng, cần có các giấy tờ sau :
1. Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản.
2. Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu ( cả vợ và chồng )
3. Sổ Hộ khẩu ( cả vợ và chồng)
4. Giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân
5. Phiếu yêu cầu công chứng do một trong hai bên yêu cầu ( theo mẫu cung cấp tại VPCC A18 )
*Trong trường hợp bên cho thuê là một người, cần có các giấy tờ sau :
1. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ( nếu từ trước tới nay sống độc thân )
2. Bản án ly hôn + Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ( nếu đã ly hôn )
3. Giấy chứng tử của vợ hoặc chồng + Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu vợ hoặc chồng đã chết trước khi có tài sản)
4. Giấy tờ chứng minh tài sản riêng do được tặng cho riêng, do được thừa kế riêng hoặc có thoả thuận hay bản án phân chia tài sản ( Hợp đồng tặng cho, văn bản khai nhận thừa kế, thoả thuận phân chia, bản án phân chia tài sản )
5. Hợp đồng uỷ quyền ( Nếu có )
*Trong trường hợp một hoặc các bên là pháp nhân, cần có các giấy tờ sau :
1. Giấy tờ sở hữu tài sản thế chấp, cầm cố, bảo lãnh.
2. Quyết định thành lập pháp nhân/ Đăng ký kinh doanh;
3. Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy tờ uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền;
4. Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân;
B. TRÌNH TỰ ,THỦ TỤC CÔNG CHỨNG
Bước 1 : Người yêu cầu công chứng tập hợp đủ các giấy tờ theo hướng dẫn rồi nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ ( Bản photo và bản gốc có thể xuất trình sau để đối chiếu) ; Hồ sơ photo có thể nộp trực tiếp, Gửi Fax, Email .
Bước 2: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ đã nhận và các điều kiện công chứng, nếu thấy đủ điều kiện thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung hoặc từ chối tiếp nhận nếu không đủ điều kiện công chứng theo Luật định.
Bước 3: Ngay sau khi đã nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng giao dịch .Hợp đồng, giao dịch sau khi soạn thảo sẽ được chuyển sang bộ phận thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát lại, và chuyển cho các bên đọc lại.
Bước 4: Các bên sau khi đã đọc lại, nếu không có yêu cầu chỉnh sửa gì sẽ ký/điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng ( theo hướng dẫn ). Công chứng viên sẽ ký sau đó để chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ và trả hồ sơ.
Bước 5: Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp lệ phí, thù lao công chứng, nhận các bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại Phòng trả hồ sơ.